Aus dem Maschinenraum der Digitalisierung

Sehr geehrter Herr Staatssekretär Dr. Richter, seit Mai dieses Jahres sind Sie Staatssekretär im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat und Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik. Im Juli haben Sie bereits einen „9-Punkte-Plan für ein digitales Deutschland“ vorgelegt. Neben den Themen „Digitale Gesellschaft“ und „Cyber-Sicherheit“ liegt der Schwerpunkt auf der Verwaltungsmodernisierung durch umfassende Digitalisierung. Wo sehen Sie den vordringlichsten Handlungsbedarf? Welche besonderen Herausforderungen sind damit verbunden?

In den Gesprächen mit meinen Kolleginnen und Kollegen im Bundesinnenministerium ist mir schnell klargeworden: Ich bin hier im Maschinenraum der Digitalisierung angekommen. Ob Digitale Gesellschaft, Digitale Verwaltung oder Cybersicherheit – kein anderes Ressort bündelt so viele Kompetenzen im digitalen Bereich wie das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI). In den kommenden 18 Monaten wollen wir spürbare Fortschritte bei der Digitalisierung erzielen. Dazu haben wir die aus unserer Sicht neun wichtigsten Punkte in einem Digitalisierungsplan zusammengestellt. Wir priorisieren Projekte, die konkrete Ergebnisse produzieren: Dicke Bretter wie die OZG-Umsetzung, aber auch ganz konkrete Meilensteine wie der Aufbau einer Digitalakademie zur Qualifizierung der Beschäftigten, Optimierungen beim Online-Ausweis oder die flächendeckende Einführung von E-Rechnung und E-Akte. Unser Antrieb ist, die Menschen vom Mehrwert der Digitalisierung zu überzeugen. Das gelingt nur, wenn wir ihre Vorteile möglichst schnell greifbar machen.

In gut zwei Jahren soll das Onlinezugangsgesetz (OZG), das die Digitalisierung aller Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen vorsieht, umgesetzt sein. Dies schafft einen hohen Umsetzungsdruck in der öffentlichen Verwaltung. Wie wird sichergestellt, dass Synergien genutzt werden und es beispielsweise nicht zu Parallelentwicklungen innerhalb des föderalen Kontextes kommt? Gibt es bereits positive Beispiele zur Skalierbarkeit und Nachnutzung digitaler Verwaltungsleistungen?

Das OZG gibt uns mit Ende 2022 eine sehr ambitionierte Frist vor. Eine flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung kann und wird uns bis dahin nur gelingen, wenn sinnvoll Arbeitspakete aufgeteilt werden. Wir haben daher mit dem OZG-Umsetzungskonzept frühzeitig ein effizientes, arbeitsteiliges Vorgehen in den zwei Digitalisierungsprogrammen Bund und Föderal beschlossen. Die Zuordnung der Verwaltungsleistungen zu Lebens- und Geschäftslagen und Themenfeldern stellt von Beginn an die Weichen für eine effiziente, arbeitsteilige OZG-Umsetzung. Ziel ist, dass jede Leistung nur einmal digitalisiert werden muss, und dann von allen anderen Ländern "nachgenutzt" werden kann. Ich stehe daher voll und ganz hinter diesem "Einer für Alle"-Prinzip. Das ist meiner Meinung nach der einzige Weg für eine effiziente und flächendeckende Umsetzung nutzerfreundlicher Leistungen. Dieses Prinzip spart Zeit und Kosten und soll Parallelentwicklungen in den Ländern verhindern.

Ein positives Beispiel für Nachnutzung ist die Leistung "Überbrückungshilfen für kleine und mittelständische Unternehmen", über welche Unternehmen, die ihren Geschäftsbetrieb im Zuge der Corona-Pandemie einstellen oder stark einschränken mussten, weitere finanzielle Hilfen erhalten können. Diese Leistung wurde in nur drei Wochen im Expressverfahren im Themenfeld Forschung & Förderung digitalisiert und wird nun von allen Bundesländern eingesetzt. Die Bundesregierung hat die Notwendigkeit einer digitalen Verwaltung erkannt und stellt mit dem Konjunkturpaket für die zügige OZG-Umsetzung zusätzliche 3 Mrd. Euro zur Verfügung. Der IT-Rat hat beschlossen, dass der Einsatz der Mittel dabei nach der "Einer für Alle"-Methode erfolgen soll. Das Bundesprogramm wird geringfügig ausgeweitet, die Steuerung der Umsetzung obliegt den zuständigen Ressorts. Das schafft die Voraussetzung, dass die Mittel aus dem Konjunkturprogramm dort wirksam werden,
wo sie am dringendsten benötigt werden.

Sie haben Ihr Amt zu einer Zeit angetreten, in der man coronabedingt einen Digitalisierungsschub beobachten konnte. Welche Chancen für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung gehen für Sie mit dieser Krise einher? Sehen Sie dadurch Veränderungen angestoßen, die auch langfristig wirksam bleiben werden?

Die Corona-Pandemie hat uns vor Augen geführt, wie enorm wichtig eine digitale Verwaltung ist. Der Ausbruch machte es erforderlich, soziale Kontakte so weit wie möglich zu reduzieren, um Menschenleben zu schützen. Dies betrifft natürlich auch den persönlichen Kontakt zur öffentlichen Verwaltung. Gleichzeitig müssen aber die Erreichbarkeit der Verwaltung sowie die Erbringung staatlicher Leistungen auch in Krisenzeiten gewährleistet werden. Digitale Prozesse sind in der Krise daher notwendig, um das Land am Laufen zu halten. Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sind darauf angewiesen, ihre Leistungsanträge schnell, kontaktlos und von zuhause aus stellen zu können. Die beschleunigte Bereitstellung digitaler Angebote und damit die priorisierte Umsetzung des OZG sind dringender denn je.

Im OZG-Digitalisierungsprogramm haben wir daher schnell auf die Krise reagiert: Corona-relevante Verwaltungsleistungen, darunter Sozialleistungen wie ALG II oder gesundheitsrelevante Leistungen wie Infektionsschutzmaßnahmen, wurden identifiziert, priorisiert und in der Umsetzung beschleunigt.

Parallel zu den Corona-bedingten Beschleunigungsmaßnahmen läuft die Verwaltungsdigitalisierung natürlich regulär weiter. Die rise hat viele Prozesse beschleunigt, die zusätzlichen Finanzmittel aus dem Konjunkturpaket geben uns jetzt noch mehr Rückenwind. Dabei ist die Krise auch eine enorme Chance für die Verwaltung auf dauerhafte Verbesserung. Denn nicht nur Bürgerinnen und Bürger profitieren von digitalen Verfahren, auch die Verwaltung selbst spart durch automatisierte  Bearbeitungsschritte Zeit und Kosten und gewinnt enorm an Effizienz. Die Bearbeitung kann somit deutlich schneller und auch ortsunabhängig, nämlich bei Bedarf aus dem Home-Office heraus, erfolgen.

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und die Optimierung von Schnittstellen zwischen Wirtschaft und Verwaltung sind Gegenstand vieler AWV-Arbeitskreise. Worin sehen Sie den wesentlichen Beitrag, der durch die Digitalisierung von Schnittstellen für die Verwaltungsmodernisierung geleistet werden kann? Wie wird eine optimale Zusammenarbeit auch mit Akteuren außerhalb der Verwaltung sichergestellt?

Wenn digitale Verwaltungsleistungen einen hohen Nutzen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen haben sollen, dann wird das nur gelingen, wenn auch die Schnittstellen zwischen Online-Diensten und Fachverfahren soweit wie möglich digitalisiert sind. Über diese Schnittstellen können Daten in nachgelagerten Prozessen automatisiert zwischen den beteiligten Verfahren oder Registern elektronisch ausgetauscht werden. Deshalb sind die fachliche Standardisierung von Antragsdaten gemäß dem Föderalem Informationsmanagement "FIM" sowie digitalisierte Schnittstellen zu und zwischen Fachverfahren wichtige Bausteine der OZG-Umsetzung, die auch eine breite Nachnutzung der entwickelten Verfahren befördern.

Über die Digitalisierungslabore binden wir frühzeitig Akteure wie Nutzerinnen und Nutzer, Wirtschaft und Organisationen in den Entwicklungsprozess ein. In interdisziplinären Teams werden dort gemeinsam digitale Lösungen entwickelt. Am Digitalisierungslabor "Sicherheitsbereiche Flughafen" haben beispielsweise Beschäftigte der Flughäfen Hamburg und Frankfurt mitgewirkt. Sie sehen, überall da, wo es geboten ist, werden nicht nur Privatpersonen, sondern auch Wirtschaftsvertreterinnen und -vertreter in den Prozess einbezogen.

Will Deutschland nutzerfreundliche Onlineverfahren anbieten, muss es seine Register und sein behördenübergreifendes Datenmanagement umfassend modernisieren. Dafür müssen auch neue technische und rechtliche Standards geschaffen werden. Welche Schwerpunkte werden durch das im IT-Planungsrat beschlossene Koordinierungsprojekt "Registermodernisierung" in diesem Zusammenhang gesetzt? Welchen Anforderungen an den Datenschutz muss die Registermodernisierung genügen und inwiefern müssen hier europäische Vorgaben berücksichtigt werden?

Zentrales Ziel der Registermodernisierung ist es, konkreten Nutzen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen zu schaffen; die Entlastungspotenziale liegen Schätzungen zufolge im Milliardenbereich. Diese Potenziale wollen wir heben, und deshalb entwickeln Bund und Länder im Koordinierungsprojekt Registermodernisierung derzeit ein Zielbild für eine interoperable Registergesamtarchitektur. Im Fokus steht, registerübergreifend die Umsetzung des Once-Only-Prinzips voranzubringen: Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen sollen in staatlichen Registern gespeicherte Nachweise nicht bei jeder Beantragung von Verwaltungsleistungen neu heraussuchen müssen. Auch auf europäischer Ebene wird Once-Only durch die Verordnung zum Single Digital Gateway (SDG) vorangebracht, daran beteiligen wir uns aktiv.

So werden im Koordinierungsprojekt praxisrelevante Maßnahmen entwickelt, um die Interoperabilität in der deutschen Verwaltungsdatenlandschaft unter Berücksichtigung der föderal-dezentralen Datenhaltung übergreifend, sicher und langfristig zu verbessern. Dabei haben wir natürlich die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fest im Blick. Denn nach meiner festen Überzeugung trägt die Registermodernisierung nachhaltig zu einer Verbesserung des Datenschutzes bei: So erhöhen moderne, interoperable Register beispielsweise die Datensparsamkeit und Datenqualität.

Die Digitalisierung von Prozessen ist die eine Seite, auf der anderen Seite wird es künftig immer stärker auch darum gehen, auf der Basis von Datenpools Verwaltungsleistungen noch weiter zu optimieren. Der Einsatz Künstlicher Intelligenz spielt hierbei eine große Rolle und wird nicht nur im Rahmen der AWV-Facharbeit thematisiert. Welche Erwartungen stellen Sie an diese Technologie?

Ich setze mich als Bundes-CIO dafür ein, das enorme Potenzial neuer Technologien für die Bundesverwaltung und darüber hinaus im Zusammenspiel mit den Ländern zu nutzen. Dazu gehört auch die Künstliche Intelligenz (KI).

Fest steht: Das geht nur im Einklang mit unserem deutschen und europäischen Rechts- und Wertesystem. Eventuelle Risiken müssen u. a. durch regulatorische Vorgaben begleitet werden, Gemeinwohlinteressen und individueller Nutzen sind zu berücksichtigen, und gleichzeitig dürfen Innovationen nicht beeinträchtigt werden. Künstliche Intelligenz bietet ein variables Anwendungsspektrum. Vieles davon hat das Potenzial, unserer Gesellschaft zu helfen ("tech for good"): Ihr Einsatz kann daher auch Verwaltungsdienstleistungen optimieren.

Im öffentlichen Sektor sammeln wir erste Erfahrungen. Beispielsweise werden bei der E-Rechnung derzeit Möglichkeiten des Einsatzes von KI-Verfahren für eine weitestgehend automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung evaluiert. Das schafft Transparenz und ermöglicht eine schnelle und einfache Bearbeitung. Damit wollen wir das volle Potenzial der elektronischen Rechnung heben und die digitalen Verwaltungsleistungen weiter ausbauen.

Die zentrale Rolle des Staates ist, den Rahmen vorzugeben – damit die positiven Aspekte der Technologie zum Tragen kommen und ein nachhaltiger Nutzen für die Menschen entsteht. Dies betrifft vor allem den Datenschutz, die Datensicherheit und den Schutz von Eigentums- und Urheberrechten. Unternehmen, aber vor allem Bürgerinnen und Bürger wollen wissen, welche Daten an welchen Stellen gespeichert werden und wer wann darauf zugreift. Hier ist der Staat in der Pflicht, transparente und sichere Verfahren zu gewährleisten.

Der Einsatz neuer Technologien ist in der Regel nicht selbsterklärend, und alle beteiligten Akteure müssen bereits im Entwicklungsprozess mitgenommen werden. Wie werden Bürgerinnen und Bürger, aber auch Unternehmen in den digitalen Transformationsprozess der öffentlichen Verwaltung eingebunden, so dass Akzeptanz und Nutzerfreundlichkeit digitaler Verwaltungsangebote sichergestellt werden können?

Nutzerorientierung hat bei der OZG-Umsetzung oberste Priorität. Schon zu Beginn der OZG-Umsetzung stand fest, dass die Verwaltungsdigitalisierung nur erfolgreich sein kann, wenn sie eine wirkliche Verbesserung für alle Beteiligten mit sich bringt. Daher beziehen wir die Nutzerseite von Beginn an in die Prozesse ein. Die Entwicklung aller digitalen Angebote ist so ausgerichtet, dass sie sich an den Bedarfen der Zielgruppen und ihren Lebenslagen orientiert. Das, was thematisch zusammengehört, soll auch zusammen digitalisiert werden – auch wenn die zuständigen Ämter und Behörden vielleicht ganz unterschiedliche sind. Darauf basiert die Bündelung der OZG-Leistungen in den Themenfeldern.

Nutzerzentrierung bedeutet zudem, dass die Anträge und Formulare für digitale Verwaltungsleistungen so nutzerfreundlich wie möglich gestaltet werden: einfach, klar und verständlich. In den Digitalisierungslaboren arbeiten daher Beschäftigte von Bundes- und Landesministerien sowie der vollziehenden Behörden, Fachleute für Rechtsfragen und IT, User-Experience-Designer sowie Agile Coaches mit "echten" Nutzerinnen und Nutzern zusammen. Diese wirken beispielsweise durch Nutzertests und Interviews bei der Optimierung der Online-Formulare mit.

Zudem werden von Beginn an Aspekte der digitalen Barrierefreiheit mitgedacht. Ich bin überzeugt davon, dass wir so besonders nutzerfreundliche Produkte erhalten werden. Hier sei das Projekt "ELFE – Einfach Leistungen für Eltern" genannt, welches meiner Meinung nach besonders gelungen ist. Mit nur einem Kombi-Antrag können Eltern zukünftig die Leistungen Elterngeld, Kindergeld sowie die Geburtsanzeige einfach und nutzerfreundlich online beantragen.

Mir ist auch wichtig, dass wir bei diesem Change-Prozess die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung mitnehmen und unterstützen. Denn sie sind es, die die Digitalisierung vor Ort gestalten und erfolgreich umsetzen. Dazu werden wir Schulungsangebote zu digitalen Fähigkeiten deutlich ausbauen und an einer eigenen Digitalakademie bündeln.

Am 1. Juli 2020 hat Deutschland für sechs Monate die Präsidentschaft im Rat der Europäischen Union übernommen. Welche Impulse erwarten Sie dadurch für die IT der öffentlichen Verwaltung in Deutschland?

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung und angesichts der aktuellen COVID-19-Pandemie steht Europa vor der Herausforderung, seine digitale Souveränität zu erhalten und zu stärken, um eigenständig handlungsfähig zu bleiben. In der IT der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland bestehen hohe Abhängigkeiten zu einzelnen Technologieanbietern. Dies birgt die Gefahr, die Kontrolle über die eigene IT immer mehr zu verlieren und Informations- sowie Datensicherheit nicht mehr gewährleisten zu können. Bund, Länder und Kommunen haben sich daher zum Ziel gesetzt, die Digitale Souveränität der öffentlichen Verwaltung gemeinsam und kontinuierlich zu stärken. Ein gemeinsam erarbeitetes und beschlossenes Eckpunktepapier¹ zielt darauf ab, Abhängigkeiten von Technologieanbietern mithilfe offener Schnittstellen und Standards zu minimieren und dadurch die Wechselmöglichkeit und -fähigkeit der öffentlichen Verwaltung zu stärken.

Zusätzlich richtet das BMI zusammen mit der Europäischen Kommission am 15. Oktober die SEMIC Konferenz aus. Diese jährlich stattfindende Semantic Interoperability Conference wird in diesem Jahr zum ersten Mal ein rein digitales Event sein. Dabei werden wir uns in einem internationalen Panel über die Errungenschaften und noch bestehende Hürden beim Austausch und der Nutzung offener Daten in Europa austauschen.

Aktuell erarbeiten wir in diesem Zusammenhang eine Open-Data-Strategie der Bundesregierung, über die wir u. a. Maßnahmen zur Verbesserung der Anbindung an Metadatenportale (wie beispielsweise das nationale Open-Data-Portal GovData) für Behörden planen. Gleichzeitig wollen wir auch die Datennutzung stetig vereinfachen, etwa indem wir neue Auswertungsmöglichkeiten integrieren wollen. Unser Ziel ist dabei auch, in der Verwaltung selbst eine Kultur offener Daten zu befördern, durch die Verwaltungshandeln transparenter und nachvollziehbarer wird.